De la primera llamada a producción, sin sorpresas

Fase 1 — Diagnóstico

Dura dos minutos y lo haces tú solo. El cuestionario te devuelve una estimación de horas y euros del proceso que elijas. No es una herramienta comercial disfrazada: si el número sale pequeño, la conclusión honesta es que no automatices y te lo dice la propia página.

Fase 2 — Llamada de 30 minutos

Aquí se decide si hay proyecto. Miramos el proceso real: quién lo dispara, qué sistemas toca, cuántas excepciones tiene. De esta llamada salen tres posibles finales, y los tres son válidos:

• Hay proyecto y tiene sentido: pasamos a la fase 3.
• Hay proyecto, pero antes hay que ordenar el proceso. Te digo qué hay que ordenar y no cobro por decírtelo.
• No compensa. Te explico por qué y ahí acaba.

Fase 3 — Mapa del proceso

La fase que casi nadie hace y la que decide el resultado. Sentarse con las personas que ejecutan el proceso —no con quien cree saber cómo se ejecuta— y escribirlo paso a paso: qué lo dispara, qué decide cada paso, con qué información y qué pasa cuando algo no encaja.

En este punto aparece siempre la misma sorpresa: dos personas del mismo equipo hacen el mismo proceso de forma distinta y ninguna sabía que la otra lo hacía así.

Ese descubrimiento no es un contratiempo: es la mitad del valor. Automatizar obliga a decidir cuál es la forma correcta, y esa decisión mejora el proceso aunque después no se automatice nada.

Fase 4 — Primer flujo en producción

Entre dos y seis semanas. Se construye siempre por el tramo más repetido, no por el más difícil. El objetivo es que haya algo funcionando y ahorrando tiempo medible cuanto antes, porque un proyecto que tarda meses en dar señales de vida pierde el apoyo del equipo antes de llegar.

Todo flujo que entregamos incluye tres cosas que no son opcionales:

• Registro de ejecuciones. Qué se movió, cuándo y con qué valor. Sin traza, el día que algo salga raro no se puede reconstruir.
• Gestión de excepciones. Lo que no encaja se aparta y avisa, no se fuerza. Una automatización que resuelve el 90% y pide ayuda en el 10% es mejor que una que finge resolver el 100%.
• Un botón de parada. Alguien de tu equipo tiene que poder detenerlo sin llamarnos.

Fase 5 — Mantenimiento

Es lo que separa una automatización de una anécdota. Los flujos dependen de sistemas de terceros, y esos sistemas cambian sin avisar: una API se actualiza, alguien renombra una columna, un proveedor cambia el formato de un fichero. Cuando eso pasa, el flujo deja de funcionar y lo peor que puede ocurrir es que nadie se entere hasta que lo nota un cliente.

La cuota mensual cubre monitorización, aviso inmediato cuando algo falla, corrección de lo que se rompe por causas externas y ajustes menores. Y una revisión periódica de qué está fallando y qué proceso es el siguiente candidato.

Qué te toca a ti

Poco, pero no cero. Un proyecto de automatización necesita de tu parte:

• Acceso a las herramientas. Credenciales de las cuentas que hay que conectar. Se documenta qué permisos hacen falta y por qué.
• Una persona de referencia. Alguien que conozca el proceso de verdad y pueda responder dudas en el día. Es el único recurso que de verdad hace falta y el que más acelera el proyecto.
• Capacidad de decidir. Cuando aparezcan las dos formas distintas de hacer lo mismo, alguien tiene que elegir cuál es la buena.