Automatizar la facturación y la administración

Dónde se va el tiempo de verdad

No en emitir la factura: en todo lo que la rodea. Recoger los datos del presupuesto aceptado, comprobar que el cliente está bien dado de alta, generar el documento, enviarlo, apuntarlo en la hoja de control, esperar el cobro, cotejar el extracto bancario y perseguir al que no ha pagado. Cada paso son minutos y cada minuto se multiplica por el número de facturas del mes.

El mismo patrón se repite en compras, en gastos y en la conciliación. Y todos comparten la misma raíz: el dato existe en un sitio y alguien lo lleva a otro a mano.

Qué se automatiza entero

• Presupuesto aceptado a factura. Sin volver a teclear ni un concepto ni un importe.
• Envío y registro. La factura sale, queda archivada con nombre consistente y anotada donde corresponda.
• Conciliación de cobros. Cruzar los movimientos del banco con las facturas pendientes y marcar lo que cuadra.
• Aviso de impagos. Recordatorios escalonados que se envían solos hasta que alguien decide que toca llamar.
• Traspaso a contabilidad. Los datos llegan al programa contable o a la gestoría en el formato que pide, sin pasar por una hoja intermedia.
• Lectura de facturas de proveedor. Extraer importes y conceptos de PDF que llegan por correo, cada uno con un formato distinto.

Qué se queda con revisión humana

La lectura automática de documentos merece la misma cautela: extraer el importe de una factura de proveedor es fácil, y equivocarse en un dígito también. Lo que se extrae se valida contra el pedido o el albarán, y lo que no cuadra se aparta para que lo mire una persona.

El requisito previo: decidir qué sistema manda

Antes de automatizar nada hay que fijar, para cada dato, cuál es la fuente que manda. El nombre fiscal del cliente, ¿está bien en el CRM o en el programa de facturación? El precio acordado, ¿en el presupuesto o en la hoja del comercial?

La mitad de los problemas de administración no son de automatización: son de que existen tres versiones del mismo dato y ninguna es la buena. Automatizar sin resolver eso propaga el desorden más rápido.

Cómo se calcula el ahorro

Cuenta cuántas facturas emitís al mes, cuántos minutos se van en cada una sumando todos los pasos, y multiplica. Suele salir un número que sorprende: doscientas facturas al mes a doce minutos cada una son cuarenta horas mensuales, es decir, casi 10.000 € al año a coste de empresa. El diagnóstico hace esa cuenta contigo.